Начало кадрового делопроизводства

Содержание

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 года

Начало кадрового делопроизводства

Работа с кадрами — удел любого работодателя, нанявшего персонал для выполнения необходимых трудовых функций. Согласно действующему законодательству руководство должно вести строгий учёт кадров, что сопряжено с оформлением и ведением различной документации.

Компании, предприятия и организации давно присутствующие на рынке имеют хорошо отлаженное делопроизводство. А вот новым юридическим лицам, недавно прошедшим регистрацию, приходится заниматься кадровыми бумагами с нуля, что всегда вызывает определённые трудности.

Кто занимается документами?

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя — главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Количество необходимых специалистов определяется руководством с учётом не только численности персонала, но и специфики производственной или коммерческой деятельности данного юридического лица.

Например, на предприятиях с вредными или опасными условиями трудовой деятельности бумажной работы для кадровиков заметно больше, чем в обычном офисе с комфортными условиями труда.

Этапы и пошаговые руководства

Работа кадрового отдела и деятельность юридического лица в целом определяется законодательной и нормативной базой. Поэтому руководству необходимо определиться, какие именно документы потребуются на первом этапе.

Есть список обязательных документов, присутствующих в любой организации и на предприятии, а также специфическая документация, необходимая для работы отдельных предприятий, компаний и организаций.

Такие документы носят название нормативных и хранятся в кадровом отделе в специально отведённой для этого папке или сейфовой ячейке.

Обязательные документы

Существует список обязательных документов, которые требуются работодателю уже на первых этапах деятельности юридического лица. Это:

  • Различные виды приказов или основных распорядительных документов. Через приказы оформляется приём или увольнение работников, производится их перемещение в пределах одного предприятия или организации. Эти документы имеют отношение к трудовому стажу работников и по этой причине хранятся в течение 75 лет.
  • Также к приказам, имеющим отношения к кадрам, относят оформление отпускных периодов, декретов, периодов для ухода за детьми, направления в командировки, назначение премий и других поощрений, вынесение дисциплинарных взысканий, и так далее. Эти приказы хранятся в архивах чуть меньше — в среднем три-пять лет.
  • Рекомендуется завести две папки. В одной из них будут собраны приказы о приёме и увольнении, а также перемещениях сотрудников. А во второй все остальные приказы, имеющие отношение к рабочему персоналу.
  • Следующий вид важных документов — это личные карточки работников, оформленные на бланке Т-2. Данный тип документов включает в себя всю основную информацию по каждому из сотрудников. Хранить карточки можно в отдельной папке либо вместе с личными делами (как вложение в личные дела).
  • Ещё один обязательный документ — это трудовая книга, которая заводится работодателем на каждого работника, а затем оформляется и ведётся в соответствии с требованиями Правительства РФ, отражёнными в специальном постановлении под номером 225.
  • Книги оформляются в течение трёх дней с момента приёма на свободное место нового сотрудника. Этот документ не выдаётся работнику на руки до самого последнего дня работы при увольнении. Поскольку книжки относятся к документам, подлежащим строгому учёту, для них заводится отдельная учётная книга (журнал). В таком журнале фиксируется движение трудовых и вкладышей к ним. Срок хранение книжек и учётного журнала составляет 75 лет.
  • Ещё один важный документ — трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем, и свидетельствующий о начале трудовой деятельности. В зависимости от типа документа (срочный или бессрочный) варьируется срок его хранения. Срочный документ хранится не менее пяти лет, а бессрочный остаётся в архиве в течение 75 лет.

Документы, имеющие отношение к этой сфере, как правило, обновляются один раз в пять лет.

Но этим перечнем список основных документов не ограничивается! Дополнительно потребуется:

  • Составить штатное расписание с учётом норм рабочего времени для всех категорий работников (например, совместителей, беременных сотрудниц, инвалидов).
  • Утвердить документ, отражающий порядок оплаты труда. Сюда, например, включается фиксированная сумма для работников, занятых по совмещению.
  • Завести журнал для учёта работников, направленных в командировки, и отдельный журнал для учёта издаваемых приказов.
  • Разработать и принять правила внутреннего распорядка. Например, установить дисциплинарное наказание за прогулы и опоздания.

Важно учесть все нюансы коммерческой и производственной деятельности! Например, на вредном производстве необходимо отразить в локальных документах порядок и нормы выдачи продуктов, а также выплату дополнительных компенсаций. А если требуется специальная одежда, сроки её выдачи работникам фиксируются в отдельном приказе или ином распорядительном документе.

Если для функционирования бухгалтерии или других отделов требуется программное обеспечение, определяется список необходимых программ.

Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела — они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.

Оформление руководителя

Новому юридическому лицу требуется официальный руководитель. Обычно работодатель нанимает генерального директора. Этому сотруднику доверяют приём рабочего персонала на вакантные места и заключение с людьми договоров.

Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя). То же самое правило касается предпринимателей — они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.

После заключения договора в обязательном порядке издаётся приказ — это обязательная процедура для приёма на работу директора.

Нормативные акты

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Для оформления этого документа принято пользоваться бланком унифицированного образца, хотя это необязательное требование и по желанию работодателя в документ можно внести дополнительные столбцы.

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.

Затем создаётся рабочее расписание, включающее рабочий график для всего персонала.

Также в этом документе кратко указываются основные требования к внешнему виду сотрудников, их поведению, соблюдению распорядка и так далее.

На следующем этапе осуществляется разработка бланка типового договора, заключаемого при приёме на свободное место нового сотрудника. В документе необходимо учесть все основные требования трудового законодательства, а также положения локальных документов. Обычно разработкой этого документа занимаются юристы работодателя или нанятые специалисты.

Документ включает в себя следующие основные пункты (дополнительные можно внести, если они не противоречат ТК):

  1. Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
  2. Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.
  3. Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
  4. Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.
  5. Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
  6. Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
  7. Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.
  8. Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.

Учётные документы

Для учёта документации создаются специальные книги (журналы) и папки. Каждый из журналов прошивается с обязательной нумерацией страниц. На прошивку с обратной стороны журнала наклеивается квадрат белой бумаги, на котором уполномоченное лицо ставит свою подпись и дату проверки (руководитель или другое должностное лицо).

Трудовые книги

Для ведения трудовых отдельным приказом назначается ответственный работник, который будет заполнять и хранить книжки всех работников.

Так как это документы строгой отчетности, их движение контролируется через отдельный учётный журнал. А хранение осуществляется в отдельном сейфе с обязательным запиранием этого хранилища на замок.

Назначенное для ведения лицо наблюдает за своевременным и правильным заполнением книжек, а в случае необходимости вносит в документы необходимые правки, заверяя их собственной подписью. Этот же сотрудник контролирует выдачу книжек при увольнении (увольняемый работник должен подписаться в учётном журнале, подтверждая получение трудовой).

Оформление работников

Полноценное функционирование юридического лица начинается с приёма на рабочие места сотрудников. Приём на вакантные места работников сопровождается документальным оформлением и это не только издание приказа или подписание договора.

Сотрудники кадрового отдела обязаны принять и подготовить ряд документов:

  • Получить заявление от соискателя сводного рабочего места и присвоить документу регистрационный номер (отразить его в специальном учётном журнале).
  • Ознакомить новичка со всеми инструкциями и локальными документами. Например, к таким документам относят коллективный договор, а в отдельных случаях документ о полной материальной ответственности, налагаемой на весь коллектив.
  • Оформить договор и передать его для подписания руководителю, а затем работнику.
  • При этом на основной копии делается пометка, что второй экземпляр этого документа выдан на руки сотруднику.
  • Оформить приказ, зарегистрировать его в учётной книге и передать для подписания руководителю.
  • На основании подписанного приказа оформить личную карточку и дело сотрудника.
  • Личное дело формируется из нескольких документов (заявления, копий личных документов работника, документов о полученном образовании и имеющейся квалификации, договора, приказа).
  • Передать необходимые документы в бухгалтерию для своевременного начисления сотруднику заработной платы.

На этом этапе документальное оформление каждого отдельного работника можно считать завершённым, а предприятие, компанию или организацию готовой к основной деятельности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/deloproizvodstvo-s-nulja.html

Кадровое делопроизводство с нуля

Начало кадрового делопроизводства

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров. Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О сроках хранения кадровых и бухгалтерских документов

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Новые требования к кадровому учету от 2019 года

В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

  • прием на работу;
  • уведомление о начале отпуска;
  • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
  • оформление командировок;
  • формирование графика отпусков и т.д.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Начало кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;
  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
  • оформление кадровых приказов;
  • заполнение трудовых книжек;
  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;
  • Правил внутреннего трудового распорядка;
  • Положения о персонале;
  • Положения о премировании и иных поощрениях
  • Положения о материальной ответственности работников;
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Положение об отпусках;
  • Положение о командировках;
  • Положение о структурных подразделениях;
  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д. 

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. 

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. 

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.
  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html

С чего начать организацию кадрового делопроизводства ооо – пошаговая инструкция с нуля

Начало кадрового делопроизводства

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора.

Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания. Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.

В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия.

Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его.

Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

  • подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
  • отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
  • стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

  • Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля. 
  • Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы.

В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников.

Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg\u0026list=PL0gswxb6h0zyw574o30b-0qfJetjdcU6G

После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

  • все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
  • дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
  • установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

  • порядка установки суммы заработка;
  • продолжительность заключения договора о найме.

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

  • Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.
  • Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

  • Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
  • Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
  • Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
  • Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
  • Договоры о принятии на работу, контракт.

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY\u0026list=PL0gswxb6h0zyw574o30b-0qfJetjdcU6G

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

К пакету основной документации также относятся:

  • правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
  • журналы учета.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

  • Место – наименование, юр.адрес.
  • Рабочее время.
  • Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
  • Бонусы, которые получает сотрудник.
  • Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
  • Вакансия.
  • Срок договора – ограниченный или бессрочный.
  • Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями.

Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны.

Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

  • Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
  • К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.
  • Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
  • Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.

№8 Принятие на работу сотрудников

Мы подходим к финальной стадии – к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно. Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.

Недостаточно просто провести собеседование, сказать «Вы приняты» и поставить свою подпись в договоре. Также понадобится подготовить документацию:

  • трудовое соглашение – подписывается с обеих сторон;
  • приказ о зачисление на должность;
  • запись в трудовой книжке.

Алгоритм следующий:

  • сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
  • затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
  • заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
  • заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
  • создание личного дела.

Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад. Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера. После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что поменялось за 2019 год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное.

Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.

На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект.

Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте.

И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

  •  зачисление на должность;
  • ознакомление с локальными правовыми актами;
  • предоставление отпуска, больничного;
  • назначение на командировку, обучение.

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.

Заключение

В статье мы рассказали про кадровое производство с нуля, дали пошаговое руководство для самостоятельного ведения бизнеса и предостерегли от трудностей, которые могут возникнуть. Если вы переживаете за качество отдела кадров и его правильную работу или не хотите оплачивать штатную единицу – кадровика, рекомендуем обратиться за услугами в «Business-result group»

Источник: https://business-result.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-poshagovaya-instruktsiya-s-chego-nachat-dokumentooborot/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.