Недопоставка товара оформление

Оформление недопоставки товаров поставщиком в 1С

Недопоставка товара оформление

Рассмотрим сценарий, когда у нас выполнена недопоставка товаров поставщиком, т.е. по документам у нас одно количество товара, а по факту мы видим совсем другие цифры.

Для примера отразим ситуацию, когда поставщик должен был поставить:

  • 10 шкафов «Компанит» по 20 000 руб.
  • 10 шкафов «Феникс» по 15 000 руб.

Необходимо отразить закупку в нашей учетной системе 1С:ERP. Для этого необходимо обратиться к разделу ЗакупкиДокументы закупки (все) и создать документ на поступление товаров и услуг с видом операции Закупка у поставщика.

Рисунок 1 – Создание документа «Закупка у поставщика»

На вкладке Основное указываем поставщика. Соглашение подставляется автоматически и заполняются все соответствующие параметры. Остается заполнить табличную часть Товары с помощью подбора и после этого необходимо провести документ.

Рисунок 2 – Заполнение товаров в документе Заказ поставщику

В случае недопоставки товара, например, если на склад компании поступили 9 шкафов «Компанит» и 11 шкафов «Феникс», а по документам должно было поступить по 10 единиц товара, есть 2 варианта действий:

  • Оформить Корректировку приобретения;
  • Оформить Акт о расхождениях после поступления

Вариант 1. Корректировка приобретения

Рассмотрим сначала первый вариант как наиболее правильный и часто используемый. Чтобы отразить недопоставку этим способом нужно перейти в документ Поступление товаров и услуг, согласно которому была произведена закупка. На основании этого документа нужно ввести Корректировку приобретения.

Рисунок 3 – Создание корректировки приобретения

По этому документу можно учитывать два вида корректировок:

  • Исправление ошибок
  • Корректировка по согласованию сторон

Необходимо выбрать Исправление ошибок.

Рисунок 4 – Выбор вида корректировки

На вкладке Товары указываем верное количество шкафов.

Обязательно нужно заполнить вкладку Расхождения. Именно здесь система учитывает корректировку. Заполняем расхождения кнопкой Заполнить расхождения, после чего система сама заполнит разницу в количестве и сумме.

Рисунок 5 – Автозаполнение расхождения

Чтобы документ проводился, необходимо заполнить поле Дата платежа и указать, как фиксировать наше расхождение. Выбираем Уменьшить/Увеличить закупку.

Рисунок 6 – Варианты отражения расхождения

Вариант 2. Акт о расхождениях после поступления

Существует еще один документ, который помогает оформить процесс недопоставки – Акт о расхождениях после поступления.

Этот документ необходим в случае, когда процесс согласования недопоставки с поставщиком длится продолжительное время и необходимо зафиксировать факт недопоставки.

Также данный документ фиксирует сам факт расхождений. С помощью статусов этого документа можно указывать:

  • за чей счёт будет расхождение (например, это может быть вина поставщика, транспортной компании либо собственная вина);
  • корректировку поступления.

В документе Приобретение товаров и услуг необходимо выбрать На основанииАкт о расхождениях после поступления.

Рисунок 7 – Создание акта о расхождениях после поступления

Документ автоматически заполняется данными из поступления. На закладке Основное необходимо отметить, каким образом корректировать расхождение:

  • изменить поступление;
  • оформить корректировку поступления.

Воспользуемся вторым вариантом.

Рисунок 8 – Метод корректировки расхождения

На закладке Товары необходимо указать фактическое количество товара. Далее нужно указать, каким образом будет обрабатываться расхождение. Система позволяет отработать расхождения следующими способами:

  • Если недостачу удалось согласовать с поставщиком:
    • Оформить
    • Оформить и вернуть
    • Вернуть без оформления
  • если недостача не согласована с поставщиком:
    • Списать за наш счет
    • Списать за счет сторонней компании

Рисунок 9 – Способ отображения расхождения

Корректировка оформляется отдельным действием. На вкладке Основное есть команда Оформить документы.

Рисунок 10 – Ссылка на отчет Оформляемые документы

При нажатии на эту команду формируется специальный отчет Оформляемые документы.

Рисунок 11 – Отчет оформляемые документы

По гиперссылке Оформить из этого отчета оформляется корректировка поступления с автоматически заполненными данными о расхождениях.

Рисунок 12 – Корректировка приобретения

Источник: https://efsol.ru/manuals/short-supply.html

Недовоз товара как оформить?

Недопоставка товара оформление

» Бухгалтеру » Недостача при приемке товара

Недостача при приемке товара

Вернуться назад на Недостача

В случае, если в процессе приемки товаров обнаруживается недостача — дальнейшая приемка товаров приостанавливается, ответственными сотрудниками склада составляется односторонний акт о факте выявления недостачи товаров. Ответственные сотрудники, которые производят приемку, обязаны принять комплекс мер по обеспечению сохранности всего поступившего на склад товара.

Если по факту установлено несоответствие массы брутто отдельных мест товара (груза) той массе, что указана в сопроводительных или транспортных документах, покупатель не должен производить вскрытие упаковки или тары.

Для продолжения операций по приемке товара и для составления двустороннего акта следует вызвать на склад ответственного представителя отправителя груза (например фирмы-производителя или посредника). Это положение касается и одногородних, и иногородних представителей отправителя (поставщика).

Представитель одногороднего отправителя (поставщика) обязан прибыть на место для участия в процессе приемки товаров не позднее, чем на следующий день с момента получения им вызова (причем по скоропортящейся продукции он должен прибыть не позднее четырех часов с момента получения вызова).

Ответственный представитель иногороднего отправителя (поставщика) должен прибыть на место в течение трех дней с момента получения им вызова (время на проезд не учитывается).

Акт о недостаче товара

В случае, если ответственный представитель поставщика не явился или если его присутствие не обязательно, приемка товара может происходить с участием:

— ответственного представителя иной организации, выделенного руководителем этой организации;

— представителя общественности организации-получателя груза (товара), который назначается руководителем из числа работников, утвержденных официальным решением профкома.

С согласия изготовителя (отправителя) приемку товаров можно производить в одностороннем порядке силами предприятия-получателя.

Представитель, который выделен для участия в процессе приемке товаров, должен иметь на руках соответствующее удостоверение, выданное ему на каждую отдельную (разовую) приемку отдельно.

По окончании приемки товаров составляется акт, в котором следует указать:

— его номер и дату составления;

— место приемки товаров (грузов) и, соответственно, место составления акта;

— время начала приемки и ее окончания;

— полное наименование грузополучателя и его адрес (юридический, фактический);

— ФИО лиц, принимающих участие в процессе приемки, место их работы и занимаемые ими должности;

— номер и дату доверенности (удостоверения) на право участия в приемке;

— сведения о том, что все лица, участвующие в приемки товаров (грузов) ознакомлены с установленными правилами приемки товаров (грузов) по их количеству.

В акте указывается наименование и адрес предприятия-отправителя (производителя, изготовителя, посредника), номер и дата официального телеграфного вызова, номер и дата транспортно-сопроводительного документа, счетов-фактур, а также время доставки товаров (грузов) на склад. В случае, если при поступлении груза составлялся коммерческий акт, то в составляемом акте о факте недостачи товара в обязательном порядке пишут его номер и дату составления.

Тут же должны быть указаны сведения о том:

— какой именно массой или за чьими именно пломбами были отгружены товары (грузы);

— об общей фактической массе и о той массе, которая значится по транспортно-сопроводительной документации;

— о массе каждого отдельного места, в котором выявлена недостача;

— каким именно способом или методом установлено число недостающих товаров;

— точное число недостающих товаров (грузов), их общая стоимость.

Важный момент в акте — заключение о месте и причинах возникновения недостачи.

Если же в процессе приемки товаров (грузов) выявлены их излишки, то в акте необходимо отразить детальные сведения о них (по той же схеме и в том же порядке).

Акт о приемке товаров по их количеству подписывается всеми ответственными лицами, которые принимали участие в приемке, он утверждается руководителем организации-получателя товаров (грузов) не позднее, чем на следующий день с момента его составления.

В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.

Рассмотрим порядок действий сотрудников при недовозе, недопоставке товара от поставщика.

На прием приходящей партии товара от поставщика согласно юридического договора поставки отводится определенное количество дней, соответственно, определен и срок подачи претензии по недовозу или бракованному товару.

При заключении договора необходимо иметь четкое понимание, какой именно срок стоит прописать в договоре. Срок приема определен спецификой товара, как правило, 2-3 дней достаточно для осуществления приема и последующей обработки товара.

Таким образом, срок в 7 банковских дней достаточен для подачи претензии по недовозу при осуществлении приема поставки «по местам», коробами.

Тем не менее, мы можем говорить об этом сроке как достаточном при работе с товаром, количество которого реально проверить при осуществлении приема, но стоит понимать, что при приеме товара коробами невозможно проверить содержимое каждой упаковки. Поэтому при заключении договора стоит настаивать на приеме поставщиком претензий по внутритарному недовложению, недовозу и бракованному товару на всем сроке реализации.

Недостача при приемке товара, акт недостачи

Конечно, не стоит злоупотреблять доверием поставщика и предоставлять претензии по реальным случаям недовозов и при выявлении бракованного товара.

Собственно, регламент работы с недовозом.

  1. Кладовщик или иной сотрудник, осуществляющий прием товара, обнаружив недовоз или бракованный товар, обязан завершить прием товара, отметив в копии сопроводительной накладной недостающие позиции или количество. Бракованный товар так же необходимо отметить в этом же документе. Бракованный товар, обнаруженный в ходе приема товара, сфотографировать так, чтобы была видна упаковка. Фото может сделать, как и сам работник склада, так и фотограф. На прием товара отводится срок 2 дня.
  2. Кладовщик, осуществлявший прием товара, или старший кладовщик сразу же после завершения приема передает документы – копию сопроводительной накладной с отметками – в отдел по постановке товара на приход в информационную базу компании.
  3. Для дальнейшей удобной и правильной работы по проведению сверок актов взаиморасчетов и пр. необходимо поставить на приход товар согласно оригинальной накладной, без поправок. Вносить корректированный документ в информационную базу можно в том случае, если поставщик расположен рядом и готов быстро предоставить исправленные документы.
  4. После постановки оригинальной накладной на приход менеджер отдела должен сформировать обратную накладную по недопоставленному товару, акт о недовозе и передать для дальнейшей обработки категорийному менеджеру, за которым и закреплен поставщик.
  5. Категорийный менеджер передает поставщику обратную накладную, акт, фото и ведет переговоры по решению проблемы – в случае положительного ответа поставщик проводит в своей информационной базе накладную, либо со следующей поставкой отгружает недопоставленный товар. В последнем случае допоставленный товар ставят как обычно на приход. Распроводить возвратную накладную по недовозу нельзя – теряется информация по движениям товара.
  6. В случае отказа поставщика в удовлетворении претензии недовоз списывается по согласованию с генеральным директором. Работать по недовозам надо быстро, определите для категорийного менеджера срок, в который вопрос должен быть решен – в противном случае Вы рискуете получить проблемы в актах сверок и пр.

При выявлении бракованного товара в ходе приема действуйте согласно регламента работы с бракованным товаром.

⇒Курсы Стимул › Справочник › Полезные материалы › 1С:Предприятие 8.2 › Управление торговлей для Ук… › Работа с поставщиками

1С:Предприятие 8.2 / Управление торговлей для Украины /

Работа с поставщиками

Методика оформления расхождений, возникающих при поступлении товаров

Методика, приведенная в данном разделе, может быть применена при работе с конфигурацией Управление торговлей для Украины, редакция 2.3. Примеры, приведенные в методике, моделировались в демонстрационной базе конфигурации Управление торговлей для Украины, версия 2.3.2.6.

Товар, принятый от поставщика, может не соответствовать тому количеству, который указан в сопроводительном документе. В этом случае предлагается следующая методика оформления операции.

Как отразить недостачу, выявленную при приемке товара или позднее, в учете поставщика и покупателя

Документ Поступление товаров и услуг оформляется в соответствии с полученной печатной формой документа.

2. При проверке количества товара оказалось, что товара на самом деле оказалось меньше, чем указано в печатной форме документа.

В этом случае на основании документа Поступление товаров и услуг вводится документ Корректировка серий и характеристик и для того количества товара, которого не хватает в накладной, устанавливается новая характеристика , например недопоставка.

Источник: https://rugloria1.com/nedovoz-tovara-kak-oformit/

Претензия на недопоставку товара

Недопоставка товара оформление

Случаются ситуации, при которых поставщики доставляют товар не в полном объеме. В случае возникновения подобной ситуации необходимо написать претензию на недопоставку товара. Необходимо правильно составить данную претензию, зафиксировать недопоставку. Также важно учесть особенности подготовки претензии и сроки предъявления претензии.

Поставщики и предприниматели заключают сделку на поставку товара. Очень часто возникают разногласия или споры на данной почве. Нарушение условий договора может привести к передаче дела в суд. Для того, чтобы дело рассмотрели необходимо написать и подать претензию.

Как правильно составить претензионное письмо на поставку продукции в неполном объеме?

При составлении договора поставщик и предприниматель прописывают в условиях договора, как и на каком основании могут быть составлены претензии и как они могут быть направлены второй стороне, которая нарушила условия договора поставки.

В претензии обязательно пропишите следующую информация:

  1. Получатель претензии. Лицо, которое является второй стороной сделки по поставке товара, либо лицо, перевозившее товар, оно может не значиться в договоре поставки, но осуществлять перевозку.
  2. Основания для претензии. К претензии приложите необходимые документы, которые подтверждают нарушение сделки. При выявлении недопоставки или иных нарушений при приемке товара сразу составьте акты: приемки товара, о дефектах поставки или об иных нарушениях со стороны контрагента или третьей стороны, принимающей непосредственное участие в осуществлении сделки.
  3. Ваши требования для устранения разногласий и устранения второй стороны нарушений условий договора поставки.

В претензии четко пропишите все доводы и основания подачи заявления, так как позже претензия рассматривается в арбитражном суде. Дело может быть не открыто из-за того, что факт нарушения условий договора не был подтвержден.

Во время приемки товара тщательно сверьте фактическое количество товара с указанным количеством в накладных. При несоответствии количества товара фактического и должного, незамедлительно составьте акт, где будет письменно подтвержден данный факт.

Акты совершаются по формам установленных образцов. При приеме товаров российских производителей акт заполните по форме № ТОРГ-2. При приеме товаров зарубежных производителей акт заполните по форме №ТОРГ-3. Если в поставке материалы, то акт оформите в соответствии с формой № М-7.

При приемке товара в накладной может числиться несколько товарных позиций, при составлении акта укажите только те единицы товара, которых недостает в поставке. Единицы, наличие которых совпадает с фактическим и указанным в накладной, в акте не указываются. В конце документа укажите, что по оставшимся единицам расхождений нет.

Составьте акт в присутствии поставщика или его представителя.

При составлении договора отдельным пунктом пропишите условия и сроки прибытия поставщика или его представителя для того, чтобы освидетельствовать неполную поставку товара.

Также пропишите действие лиц, принимающих товар, при условии, что представитель или сам поставщик не появился в сроки, указанные в договоре.

При заключении договора включите дополнительный пункт, в котором пропишите, что при приемке товара в случае выявления недопоставки вы сможете подтвердить данный факт, прибегнув к помощи постороннего лица, не дожидаясь поставщика или его представителя.

Недопоставка товара может быть обнаружена непосредственно после приемки. Допустим, при приемке товара фактическое и указанное в накладной количество коробок сошлось, а при пересчете самого товара в коробках выявили недостачу товара. В этом случае, недопоставка фиксируется в произвольной форме.

После того, как акт составлен, необходимо оформить претензию. Вместе с составленным актом отправьте претензию поставщику.

При обнаружении недопоставки акт и претензию составьте как можно быстрее.

В договоре может быть указанно время, в течении которого подача претензии или акта не потеряет свою актуальность.

В договоре пропишите необходимые действия при недопоставке. Обезопасьте себя и пропишите дополнительно, что вы имеете полное право отказаться от оплаты и самого товара.

Если товар уже оплачен, то требуйте возврата денежных средств. Также, вы в праве требовать от поставщика допоставки недостающего товара. Либо покупатель оставляет у себя весь товар, оплачивая только доставленную часть. Если товар был оплачен заранее, то часть денег или вся сумма возвращается вам.

При условии, что покупатель принимает только часть товара, в счет по оплате товара вносятся изменения, уполномоченное лицо фиксирует это и подписывает соответствующий документ, изменяя дату. К счету приложите акт, тем самым аргументируя изменение суммы оплаты.  

При составлении договора уделите внимание основным моментам: количеству товара, полноте комплекта, упаковке товара.

Законодательством РФ предусмотрена возможность включения в условия договора дополнительных пунктов, возможные последствия их нарушения и способы решения возникших разногласий.

На случай, если условия договора будут нарушены, в договоре укажите срок, в течение которого претензия может быть составлена и отправлена поставщику.

Если стороны не установили определенные сроки составления претензии, то при нарушении условий следует руководствуйтесь статьями Гражданского Кодекса Российской Федерации.

Законодательством РФ установлено, что подача претензии второй стороне должна быть осуществлена в разумные сроки. Понятие неопределенное, так как каждая отдельная сделка имеет свои понятия разумных сроков и важно учесть все факторы отдельной ситуации.

Как правило, срок подачи претензии не превышает месяца, со дня обнаружения получателем недопоставки товара или иных нарушений условий сделки.

Источник: http://UrOpora.ru/zashhita-prav-potrebitelej/pretenzionnyj-poryadok/pretenzii-po-tovaru/pretenziya-na-nedopostavku-tovara.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.