Недостача на складе как оформить

Содержание

Излишки и недостачи: причины возникновения, оформление и учет

Недостача на складе как оформить

/ Трудовое право / Ответственность / Материальная

Назад

: 29.04.2016

Время на чтение: 8 мин

0

6649

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

  • Как определяется недостача продукции при инвентаризации?
  • Как оформить недостачу? В рамках норма естественной убыли
  • В результате неконтролируемых обстоятельств
  • В результате хищения
  • Взыскание ущерба с виновных лиц
  • Выявление излишков
  • Инвентаризация

    Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

    Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней.

    Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

    Что такое недостача

    Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

    Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

    1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
    2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
    3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
    4. Выявить причины излишков или недостачи.
    5. Получить пояснения по факту недостачи.

    Выявление недостачи в торговой точке

    При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

    1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
    2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

    Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

    Как написать объяснительную

    В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.

    Важно!
    Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.

    Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.

    Объяснительная содержит в себе два раздела:

    1. В фактическом
      разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
    2. В причинном
      разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.

    При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет. Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, — данные и факты.

    Действия работодателя при выявлении недостачи

    При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

    1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
    2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

    Взыскание ущерба с виновных лиц

    Если в результате инвентаризации выявлена недостача, виновником которой признан сотрудник организации, работодатель вправе взыскать с него сумму нанесённого ущерба. Процедура взыскания выглядит так:

    1. создание комиссии;
    2. проведение инвентаризации;
    3. установление причин недостачи;
    4. письменное разъяснение сотрудником данного факта;
    5. составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.

    Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа.

    Если выяснить день причинения ущерба не представляется возможным, работодатель вправе объявить им день фактического обнаружения недостачи.

    Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.

    В

    случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.

    Если ответственным за факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.

    Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждого члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.

    Узнайте в нашей статье, о том, как рассчитать среднюю заработную плату. Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и безтарифной) вам понадобится изучить эту статью.

    Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

    Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

    В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

    1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
    2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
    3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

    Источник: https://PlatformaVr.ru/trud/nedostacha-pri-inventarizacii-chto-delat-rabotodatelyu.html

    Как оформить недостачу при инвентаризации

    Недостача на складе как оформить

    Очень редко при проведении инвентаризации на предприятии все сходится: обычно находят излишки, но чаще всего – недостачу. Что делать в этом случае, как отразить данные в бухгалтерском учете и как наказать виновных? Об этом мы расскажем в нашей статье.

    В случае, если при проведении проверки была выявлена недостача, которая связана с действиями сотрудника, работодатель вправе потребовать с него оплату нанесенного ущерба. Данная процедура будет выглядеть следующим образом:

    1. Сначала создается комиссия и проводится инвентаризация, устанавливаются причины, которые привели к недостаче.
    2. Руководство в письменном виде разъясняет сотрудникам сложившуюся ситуацию – виновные должны написать объяснительную по поводу выявленного «минуса».
    3. Составляется акт, если сотрудник не написал документ.

    Проводки по недостаче

    Какую стоимость придется возмещать виновному лицу? Размер материального ущерба будет определяться на основании рыночной цены товаров, который действовали на момент порчи – она не может быть менее покупкой стоимости с учетом износа. В случае, если не удается выяснить в какой именно деть был причинен ущерб, директор вправе признать его днем, когда недостачу обнаружили.

    В случае если нанесённого работником ущерба не выше его среднего заработка, то директор может издать приказ о взыскании денежных средств.

    При этом с момента выявления ущерба должен пройти максимум месяц. Правда, если работник готов добровольно оплатить выставленную сумму, приказ можно не составлять. Если со дня обнаружения недостачи прошло более месяца или сотрудник не согласен со своей виновностью, работодатель может обратиться в суд.

    Если рабочий коллектив был признан ответственным за нарушения, то степень материальной ответственности каждого сотрудника будет определяться с учетом его вины, заработной платы, стажа и т.д.

    Мы разобрались, что делать, если была обнаружена недостача, но как быть если в процессе инвентаризации, наоборот, были выявлены излишки? В таком случае также стоит провести расследование на предприятии, поскольку наличие излишков, особенно на серьёзную сумму, может свидетельствовать о махинациях в организации. Правда, из-за отсутствия ущерба наказать виновных не получится материально, а вот написать дисциплинарное взыскание необходимо.

    Как проходит инвентаризация склада и из чего состоит этот процесс? Об этом подробнее в нашем материале.

    Здесь вы узнаете, как правильно составить приказ о проведени инвентаризации.

    Как составить акт инвентаризации ТМЦ? Тут вы подробнее узнаете об этом.

    Дебит 01, 10 40 Кредит 91: прочие доходы.

    Налоговики и следователи договорились, кого можно считать «налоговыми злоумышленниками»

    Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы.

    Отделения ПФР не вправе требовать у компаний нулевые СЗВ-М

    Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. В информации говорилось, что «даже в случае отсутствия работников, трудящихся по найму, работодатель все равно подает сведения, но только без указания списка застрахованных лиц».

    В ПБУ «Учетная политика» внесены изменения

    С 06.08.2017 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.

    Недобросовестным налогоплательщикам могут отказать в приеме отчетности

    Хабаровские налоговики сообщили, что территориальные инспекции вправе не принимать декларации у организаций, обладающих признаками недобросовестных плательщиков.

    Суточные разъездным работникам: начислять ли НДФЛ и взносы

    Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами, то суммы выдаваемых ему суточных не облагаются ни взносами, ни НДФЛ в полном объеме, а не только в пределах общего лимита.

    Затраты на питьевую воду для офиса можно учесть в базе по налогу на прибыль

    Расходы организации на приобретение питьевой воды для сотрудников и установку кулеров относятся к затратам на обеспечение нормальных условий труда, которые, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов. А значит, «водные» суммы можно без проблем включить в «прибыльную» базу.

    В целях налога на прибыль дата предъявления «первички» – это дата ее составления

    Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг). Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.

    Инвентаризация помогает сверить фактическое наличие материальных ценностей с данными учета. Но иногда в процессе проверки выявляется недостача. Что делать в этом случае, как списать недостачу и как отразить это в учете?

    В процессе хозяйствования немало предприятий сталкиваются с недостачей материальных ценностей. Таковая может возникнуть не только при хищениях, но и при ошибках учета или за счет естественной убыли.

    Как документально оформить недостачу при инвентаризации, и каким образом отобразить ее в учетной документации?

    Любое предприятие, обладающее материальными ценностями, время от времени проводит инвентаризацию. Таковая позволяет осуществить подсчет имущества, наличествующего по факту.

    Кратко алгоритм проведения инвентаризационной поверки выглядит следующим образом:

    • Создание приказа о проведении инвентаризационной проверки .
    • Формирование состава комиссии.
    • Сбор документальной базы для проверки.
    • Определение остатка ценностей по учетной бухгалтерской документации.
    • Получение расписок от ответственных сотрудников.
    • Установление фактического количества имущества.
    • Оформление сопровождающей документации.
    • Сверка итогов проверки с учетными данными.
    • Создание сличительных ведомостей по объектам, относительно которых выявлены отклонения.

    Что это такое

    Инвентаризацией именуется ревизия присутствия имущества предприятия на обусловленную дату посредством сличения данных бухучета и фактических показателей.

    Инвентаризация выступает основным способом фактического контроля над сохранностью имущества.

    Проводится инвентаризационная проверка посредством пересчитывания, перевеса, измерения материальных ценностей:

    • в производственном обращении;
    • в составе кассы;
    • на складском хранении;
    • в торговом обращении.

    Выявляют неиспользуемые объекты

    Для их последующей реализации

    С несоответствующим сроком годности либо подпорченные товары

    Инвентаризационная проверка может быть полной (сплошной) либо частичной (выборочной). Также такие проверки разделяются на плановые и внезапные.

    Обязательными требованиями к проведению проверки являются:

    • неожиданность для ответственного материально лица;
    • поведение проверки комиссией;
    • действительный пересчет ценностей;
    • непрерывное проведение проверок;
    • непременное участие в проверке ответственных за сохранность лиц.

    По итогам инвентаризации возможно полное совпадение количества имущества по учетным данным и по факту, наличие излишков или недостач.

    Наибольшие сложности оформления возникают при обнаруженной недостаче. Ее нужно правильно списать, что зависит от причины возникновения несоответствия.

    Если в результате инвентаризации выявлена недостача, это может быть обусловлено:

    • производственными издержками и особенностями обращения;
    • издержками за счет виновных лиц;
    • издержками при отсутствии виновных лиц либо при невозможности доказать виновность оных в суде.

    Исходя из причины, различается способ списывания суммы недостачи в расходы. Когда в появлении недостачи виновен сотрудник, можно взыскать с него убытки, но только если он материально-ответственен .

    Урон подсчитывается на основании закупочной цены недостающего объекта. В расчет не принимается упущенная выгода, наценка или возможная прибыль от использования.

    Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей смотрите в статье: инвентаризация ТМЦ .

    Таблицу видов инвентаризации, читайте здесь .

    Когда виновник официально не несет материальной ответственности взыскать ущерб с него можно только через суд, да и то только при наличии неопровержимых доказательств.

    Если виновное лицо установить не удалось, то пропавший товар возместить или списать в расходы не удастся. Производственные издержки и потери из-за обращения должны подтверждаться документально.

    Для этого оформляются различные акты порчи и недостач. При этом можно использовать как стандартные торговые документы, так и самостоятельно разработанные формы.

    Законные основания

    Источник: https://neddom.ru/kak-oformit-nedostachu/

    Недостача при инвентаризации – что делать, пошаговая инструкция – Трудовой кодекс

    Недостача на складе как оформить

    05.03.2020

    2 Декабря 20196 минут на прочтение

    1458

    На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации.

    При каждом несовпадении начинают суетиться все – и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают.

    В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

    Основания для проведения описи имущества

    Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

    Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

    Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

    • любое стихийное бедствие – пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
    • продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя – любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
    • кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

    Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно – для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

    Что такое недостача при инвентаризации

    Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

    Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

    Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

    В аптечном пункте тоже есть свои правила.

    Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость.

    Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

    К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки.

    Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее.

    Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

    Причины возникновения нехватки

    Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

    • Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
    • Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
    • Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
    • Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
    • Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

    Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

    Порядок оформления дефицита

    Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

    В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

    Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

    Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

    Как списать недостачу при инвентаризации

    Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени.

    В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности.

    В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

    Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя.

    Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного.

    К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

    И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго.

    Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания.

    Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

    Последствия для материально ответственного лица

    Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

    На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

    Как удержать недостачу с виновных лиц

    Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

    Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

    Порядок удержания

    Алгоритм:

    • Проверка.
    • Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
    • Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
    • Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

    В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

    Оформление сличительных ведомостей

    Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

    • форма ИНВ-19;
    • единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

    Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

    Объяснительная: как отразить недостачу

    В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

    • когда произошло происшествие;
    • подробное описание события – что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
    • последовательность собственных действий – попытка предотвратить происшествие.

    Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

    Приказ о недостаче

    На основании объяснительной должно быть принято решение:

    • сотрудник виновен;
    • невиновен;
    • требуется собрать комиссию для расследования.

    По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

    • краткое описание ситуации;
    • участвующие лица;
    • постановление.

    Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

    Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

    После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого – нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

    Недостача на складе

    Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

    Причины

    • Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
    • Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
    • Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
    • Хищение.

    Что делать

    Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

    Как избежать

    Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность – поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

    Источник: https://formatdance.ru/zarplata/nedostacha-pri-inventarizatsii-chto-delat-poshagovaya-instruktsiya.html

    Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

    Недостача на складе как оформить

    С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».

    Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации.

    Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

    Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды.

    Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе.

    А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

    Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги.

    Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

    Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

    Сроки проведения инвентаризации

    Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

    • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
    • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
    • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
    • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
    • при ликвидации (реорганизации) организации.

    Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

    Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

    Порядок проведения инвентаризации

    В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

    Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет.

    Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

    Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

    Этап Действия Документ (форма)

    Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

    Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

    ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

    Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

    Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.

    ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

    Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

    Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.

    Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

    ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

    ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

    ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

    ТОРГ-16 — акт о списании товаров

    Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

    Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

    Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

    Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

    ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

    Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

    Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

    Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

    Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

    После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

    Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

    Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

    Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

    При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности.

    Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

    В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

    Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

    Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

    Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

    Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

    Сверка фактических данных с учетными

    По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

    Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

    Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

    Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

    Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

    На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

    Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии.

    При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

    Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

    На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

    Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

    Излишки и недостача при инвентаризации

    Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

    При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

    В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

    Подробнее о пересортице при инвентаризации.

    Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

    Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

    Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим.

    Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия.

    В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию.

    Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

    При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам.

    Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами.

    Как это сделать — читайте здесь.

    А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

    Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.