Недостача тмц при инвентаризации

Содержание

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Недостача тмц при инвентаризации

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».

Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации.

Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды.

Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе.

А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги.

Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет.

Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссииДиректор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатовРаспечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учетаФормируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в путиИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранениеТОРГ-16 — акт о списании товаров
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учетеПринимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности.

Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии.

При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим.

Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия.

В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию.

Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам.

Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами.

Как это сделать — читайте здесь.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

Недостача и излишки при инвентаризации

Недостача тмц при инвентаризации
Недостача и излишки при инвентаризации

Время от времени на любом предприятии необходимо проводить инвентаризацию. Она необходима для выявления недостачи, либо излишков товара. Инвентаризацию должен проводить материально ответственный за имущество компании сотрудник.

В случае обнаружения нарушений специальная служебная комиссия должна выявить виновников причастных недостачи. При обнаружении подобных людей они будут вынуждены возместить ущерб.

Как правильно возместить итоговый ущерб, либо использовать излишки обнаруженных товаров, а также как списать недостачу обсудим в данной статье.

Обнаружение недостачи, либо излишков товара

При проведении инвентаризации очень важным считается ведение правильного документооборота. Так в первую очередь должен быть оформлен акт об инвентаризации. Пример подобного документа:

Недостача и излишки при инвентаризации

Оформление недостачи и излишек должно проводиться только после проведения непосредственной инвентаризации, чтобы никаких ложных цифр и сумм ответственное лицо вписать инвентаризационную опись уже не смогло. К инвентаризационному акту должен прилагаться акт проведенных работ, а также другие необходимые бумаги для фиксации количества товаров. Так обязательными документами считаются, такие как:

1. Акт №ТОРГ-6.

2. Журнал регистрации ТМЦ, заполняемый по форме ТОРГ-7.

3. Акт №ТОРГ-15, где будет указываться некачественная продукция.

4. Акт №ТОРГ-16, сообщающий о списании товаров.

5. Акт №ТОРГ-20, указывающий на дальнейшие действия с недостачей или излишками.

6. Акт №ТОРГ-21, в том случае, если требуется пересортировка плодоовощной продукции.

Помимо прочего, учитываются такие факторы, как естественная убыль и учетная политика предприятия. Естественная убыль высчитывает бухгалтерия, а расчёт проверяет начальство и независимая инвентаризационная комиссия.

Недостача и излишки при инвентаризации

В случае если инвентаризация вывела недостачи более чем естественная убыль, проводится служебное расследование и выявляются виновные.

Удержания в случае наличия виновных лиц

Если проведённая инвентаризация выявила явные недостачи, превышающие естественную убыль, работодатель должен принять решение о возмещении ущерба.

Должен быть составлен соответствующий приказ об инвентаризации и удержании денежных средств с виновных лиц. Виновные лица определяются после проведения служебного расследования с помощью независимой комиссии.

Руководитель может написать заявление в суд и потребовать возместить материальный ущерб в случае, если были выявлены виновные в недостаче граждане.

Факт вины в этом случае должен подтверждаться официальным документом. Бывают случаи, что сотрудник сам признаёт свою вину. В этом случае должно быть написано письменное заявление с указанием мотивов и причин совершения данного действия.

Если инвестиционная комиссия определила виновного, но он отказывается от признания своей вины, работник должен подписать соответствующий акт на основании которого руководитель обращается в суд.

Должен быть составлен приказ об удержании денежных средств из зарплаты виновного работника.

В случае, если работник считает, что с него были незаконно взысканы средства, а комиссия ложно признала его виновным, он также может обратиться в суд.

Недостача при отсутствии виновных

В случае отсутствия явных виновных лиц причастных к недостаче, руководитель будет самостоятельно отвечать за инвентаризационную недостачу. Именно он должен определить можно ли списывать на расходы данную недостачу. Как правило, небольшие суммы списываются из кредита в дебет.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» Статья 12, подобное возможно в случае если нет виновных в недостаче. Иными словами недостача списывается на прочие расходы.

Руководитель должен составить соответствующий приказ и направить его в бухгалтерию, в которой он будет храниться в течении 5 лет.

Далее списывается с кредита в дебет на счет 94 недостачи и потери от порчи ценностей. Списывается остаточная стоимость основных средств, либо себестоимость материалов, готовой продукции и закупочная цена товаров.

Помимо этого списывается на транспортные расходы заработная плата сотрудников, а также деньги потраченные на инвентаризацию. В случае, если сумма меньше нормы ЕУ, то можно списывать недостачу на расходы компании.

Что касается налогов, то НДС со счёта принятый ранее для вычета восстанавливать не нужно.

Обнаружение излишков

При обнаружении излишков при инвентаризации бухгалтер должен обязательно их оприходовать. Для этого необходимо рассчитать стоимость товаров, а также составить справку подтверждающую внесение данных излишков в прочие доходы.

Излишки будут включены в оборот компании и ими можно будет воспользоваться далее. Ежели излишки оказались в виде денежных средств их считают внереализационными. Пользоваться ими нельзя, они должны быть списаны в производство.

Пользоваться оприходываными излишками можно только с начала следующего месяца.

Увольнение за недостачу

В случае, если во время инвентаризации была выявлена недостача и есть доказательства того, что в ней виновато материально ответственное лицо руководитель может принять решение о его увольнении.

В большинстве случаев это происходит по собственному желанию. Для этого работника необходимо уведомить за 14 дней для того, чтобы он мог передать ценности за которые он ответственен по трудовому договору.

Материальные ценности передаются на основании акта приема.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/whitejurist/nedostacha-i-izlishki-pri-inventarizacii-5f59f016d7ccef142bc4e610

Проведение инвентаризации ТМЦ

Недостача тмц при инвентаризации
5 августа 2014      Учет материалов

Инвентаризация товарно-материальных ценностей – эта процедура, которая периодически проводится на каждом предприятии и помогает поддерживать порядок в бухгалтерском учете. В процессе инвентаризации проверяется фактическое наличие ценностей у предприятия и сверяется с учетными данными.

Периодичность проведения инвентаризации – как минимум 1 раз в конце года. Также процедура может проводиться в течение года при необходимости, например, при контрольной проверке или смене лица, ответственного за хранение товарно-материальных ценностей.

В ходе инвентаризации выявляются непригодные материалы, которые подлежат дальнейшему списанию, как оформить приказ смотрите на https://blankived.ru/prikaz-o-spisanii-mc/

Порядок проведения инвентаризации ТМЦ

Процедуру сверки фактических и учетных данных поручают комиссии, которая назначается руководством.

В состав комиссии обычно входят материально ответственные лица, работники бухгалтерии и представители руководящего состава предприятия. Руководителем назначается председатель комиссии.

В задачи комиссии входит контроль и организация проведения инвентаризации и грамотное документальное оформление.

Документальное оформление инвентаризации ТМЦ

Прежде всего, руководителем утверждается приказ на инвентаризацию. В тексте приказа указывается, какие именно ценности подлежат пересчету и сверке с учетными данными, утверждается состав инвентаризационной комиссии, а также устанавливаются сроки проведения процедуры.

При проверке и пересчете материалов оформляются инвентаризационные описи, в которых последовательно приводится перечень всего пересчитанного имущества с указанием наименования, артикула, фактического количества и других необходимых показателей.

Для учета хранящихся на складе материалов заполняется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-3.

Помимо того, что нужно пересчитать ТМЦ на складе предприятия, нужно также учесть те материалы, которые не находятся в данный момент на складе, но при этом принадлежат предприятию.

Сюда относятся:

  • ТМЦ, переданные на ответственное хранение в другие организации,
  • ТМЦ, находящиеся в пути (то есть купленные у других предприятий, но не дошедшие пока до склада),
  • Ценности, проданные и отгруженные со склада, по которым еще не получена оплата от покупателя;
  • Ценности, переданные в переработку в другие организации.

Для учета этих ТМЦ заполняются формы:

  • ИНВ-4 «Акт инвентаризации ТМЦ отгруженных»
  • ИНВ-5 «Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение»
  • ИНВ-6 «Акт инвентаризации расчетов за ТМЦ, находящихся в пути»

Сведения в эти описи и акты вносятся на основании документов, подтверждающих факт передачи на ответхранение, отгрузки покупателям, покупки и оплаты у поставщика.

По завершению процедуры инвентаризации выявляются расхождения между учетными данными и фактическими, которые отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.

Все эти данные передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проводит необходимые действия и отражает проводки по оприходованию излишков и списанию недостачи.

Предлагаем также почитать, как проходит инвентаризация основных средств — по этой ссылке.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Учет излишков:

Излишки – это товарно-материальные ценности, которые имеются фактически, но никак не отражены документально.

Излишки ТМЦ признаются прочими доходами и отражаются по кредиту счета 91. Приходуются излишки в дебет счета учета материалов (сч.10).

Проводка по учету излишков имеет вид: Д10 К91.1.

Учет недостачи:

Недостача ТМЦ – это ценности, которые числятся на предприятии по документам, но фактически отсутствуют.

Недостачу необходимо списать с кредита счета учета материалов.

Для учета недостачи используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Проводка по отражению выявленной в процессе инвентаризации недостачи имеет вид Д94 К10.

В пределах норм недостача может быть списана в дебет счетов учета затрат на производство. Проводка: Д20 (23) К94.

Если же установлено виновное лицо, то недостача списывается проводкой Д73.2 К94. Дальше виновное лицо может самостоятельно внести сумму недостачи в кассу предприятия Д50 К73.2 или же сумма может быть удержана из его заработной платы Д70 К73.2.

Если виновное лицо не установлено, то сумма недостачи материалов списывается в прочие расходы проводкой Д91.2 К94.

Проводки по инвентаризации материалов:

ДебетКредитНаименование операции
Учет излишков
1091.1Излишки материалов учтены качестве прочих доходов
Учет недостачи
9410Списана выявленная при инвентаризации недостача материалов
20 (23)94Списана недостача материалов в пределах норм
73.294Списана недостача ТМЦ на счет виновных лиц
5073.2Виновное лицо возместило сумму недостачи наличными деньгами в кассу
7073.2Сумма недостачи удержана из зарплаты виновного лица
91/294Недостача списана в прочие расходы в связи с неустановленным виновным лицом

Источник: http://buhs0.ru/provedenie-inventarizacii-tmc/

Что делать при недостаче при инвентаризации

Недостача тмц при инвентаризации

Недостача при инвентаризации – далеко не редкий случай. Это неприятное явление как для работников, так и для руководства компании. Существует множество аспектов оформления взыскания недостачи, а также составления самого документа.

Очень важно знать абсолютно все тонкости данного вопроса, чтобы избежать существенных претензий к учету на предприятии. Чем быстрее будут обнаружены недочеты, тем быстрее удастся их устранить.

Основания для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно.

На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также.

Мебель, техника, даже документация (трудовые книжки) являются материальными ценностями, которые подлежат оценки и пересчету.

Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.

Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.

Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:

  • пожар, стихийное бедствие;
  • смена материально ответственного лица;
  • перепродажа предприятия;
  • хищение на производстве (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов. При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество.

Ключевым является также указание их материальной ценности. Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость. Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах.

Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.

Причина в том, что эта сумма является убытком для магазина (недополученная выгода также учитывается). То есть берется в расчет не закупочная стоимость продукции.

Не всегда к недостаче относится только стоимость пропавших товаров, которых недосчитались.

Если продукция была сломана или ее срок годности истек, то тогда ее фактически невозможно реализовать, поэтому формально многие относят стоимость также к недостаче.

Если же товар из-за порчи пришлось реализовать по заниженной стоимости, то тогда разницу между предполагаемой ценой и полученным доходом считают недостачей.

Причины возникновения недостачи

Далеко не всегда недостача связана исключительно с недобросовестным исполнением своих обязанностей работниками или их противоправными действиями. Иногда это логичное закономерное явление.

К основным причинам следует отнести:

  • Хищение. Это простое и понятное проявление – кто-то из работников, злоупотребляя служебным положением, попросту взял ценности предприятия.
  • Непредвиденные обстоятельства. Ценности, склады могут подвергнуться стихийному бедствию, что приведет к порче материальных ценностей.
  • Издержки производства. Вещь может порваться в процессе примерки, часть развесных товаров просыпается на пол, продукция травмируется в торговом зале. В допустимых объемах это является вполне нормальным.
  • Пересортица. Явный пример: в магазине лежит 2 вида яблок, внешне похожих. Одни продали вместо других. По факту итоговый вес суммарно сохранился, но одних меньше, чем должно быть, а других – больше. Излишки при инвентаризации также должны быть в допустимых пределах, поэтому хотя подобное допустимо, но не должно быть слишком частым явлением.

Для каждого из данных типов недостачи будет своя процедура оформления, поэтому предварительно важно выявить причину подобного негативного явления.

Порядок оформления недостачи при инвентаризации

Оформление документации возможно только после окончательного подведения итогов инвентаризации. Чтобы подготовить акт на списание, необходимо также приложить все документы (чеки, договоры и акты проведения работ), которые подтверждают затраты, указанные в акте.

Если размер недостачи превышает допустимый, то тогда проводят служебное расследование, чтобы выявить виновное лицо.

Для некоторых категорий товаров не проводится подобная процедура – их руководитель на свое усмотрение может списать в «Расходы».

Если обычные правила оформления недостачи не могут быть применены, то тогда потребуется составить приказ на удержание недостачи с виновного. Подобное возможно, если имеет место факт явного хищения или если превышены допустимые объемы недостающих товаров. На усмотрение руководства такой работник может быть освобожден от обязанностей – переведен на другую должность или уволен.

Можно ли ее списать?

Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.

Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения.

Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара.

То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.

Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так.

Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму.

Это не будет считаться нарушением.

Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено.

Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны. Если материальная ценность будет утрачена, утеряна, то это наносит прямой убыток государства.

В данном случае в обязательном порядке необходимо найти и наказать виновное лицо, а также взыскать размер убытка.

Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.

Кроме того, в таких учреждениях категорически запрещено списывать что-либо (даже если не превышается допустимая норма), если возможно выявить виновное лицо.

В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.

Как удержать недостачу с виновных лиц?

Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре.

Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность.

Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.

Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.

Может предусматриваться частичная ответственность или коллективная. Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.

При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.

Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости возместить убытки. При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.

Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу.

Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты.

Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.

Порядок удержания

Если недостачу, выявленную в результате инвентаризации, не списывают, то ее удержание необходимо проводить по такому алгоритму:

  • Подготовка и подписание официального акта по результатам инвентаризации.
  • Выдача официального уведомления работнику о том, что именно должно быть с него удержано.
  • Вычет положенной суммы из зарплаты (одним платежом или пропорционально ежемесячно). По данному виду обязательств работодатель не имеет права удерживать более 20% от размера заработной платы. Берется в расчет не оклад, а выданные по факту.

Если выявлены грубые нарушения, то необходимо составить акт о хищении и уволить работника по данному основанию.

Кстати, следует обратить внимание на то, что иногда недостачу может потребоваться взыскать с виновного лица уже после прекращения с ним трудовых отношений.

К примеру, если работник имел право уйти с работы в день написания заявления (являлся инвалидом или одинокой матерью). Провести полную инвентаризацию в данном случае просто невозможно.

Соответственно, не удастся оценить полностью весь размер недостачи.

В этом случае логичным будет в дальнейшем потребовать возмещения причиненного ущерба, недостачи. Но для этого очень важно доказать, что именно действия данного лица спровоцировали недостачу, а не подобный факт возник уже после его увольнения или из-за действий какого-то другого работника организации. То есть важно доказать причинно-следственную связь.

Также проблема в том, что обычно человек, которого можно наказать за недостачу, является материально ответственным лицом. Такой работник при увольнении должен в обязательном порядке подписывать акт приема-передачи дел. Без этого документа выдать расчетные работнику не вправе, а как известно, задерживать увольнение запрещено законодательством.

Но, с другой стороны, возникнет логичное противоречие: если акт был подписан, то значит никаких претензий к работнику ни у кого не возникло. Многие адвокаты на это обстоятельство ссылаются: акт подписан, то есть претензий в момент передачи дел не было, а все возникшие затем проблемы – полностью возлагаются на руководство компании или того, кому дела были переданы.

Вот почему ключевым моментом при обращении в суд должно стать обоснование подобной задержки. То есть потребуется правильно аргументировать, предоставить подтверждающие документы того, что выявить факт нарушения ранее было невозможно. В противном случае иск останется без удовлетворения.

Если все эти факторы удастся подтвердить юридически, и они будут приняты судом к сведению, то тогда возможно истребовать также проценты за просрочку возврата денежных средств (пени, предусмотренные на законодательном уровне).

При этом сразу следует обратить внимание на то, что как раз это требование не является обязательным. Даже если речь идет о государственном учреждении, то его представители имеют право истребовать лишь сумму самой недостачи, но не заявлять данные пени в цене иска.

Обращаясь в суд для получения возмещений, необходимо предоставить в обязательном порядке полный перечень финансовых документов, которые подтверждают размер заявленных требований.

Это могут быть не только чеки на приобретенные товары (допускается изредка), а именно выдержки из балансовой документации. Там указывается стоимость всего, что хранится на предприятии.

Если речь идет о материалах, технике, то тогда периодически должна проводиться новая оценка остаточной стоимости (с учетом амортизации, износа). Остаточную цену товара будут взыскивать, если выявится недостача.

Образцы документов

Приказ о проведении инвентаризацииОбразец акта инвентаризации наличных средствОбразец акта инвентаризации

Источник: http://ZnatokTruda.ru/otvetstvennost/dejstvija-pri-nedostache/

Недостача при инвентаризации

Недостача тмц при инвентаризации

Термин «недостача» используется для определения разницы между итоговой стоимостью продаваемой продукции, которая числится на балансе торговой точки, и фактически полученными значениями. Магазины чаще всего используют два распространенных и доказавших свою надежность способа расчета недостачи: посредством определения цены закупки, выставленной поставщиком, или по продажной стоимости.

Подсчет недостачи посредством использования цены поставщика предусматривает ручной пересчет продукции. Подсчет товаров на полках магазина или склада выполняется работниками. Но существует вероятность ошибки.

Количество может быть определено неправильно в результате расположения продукции на дальних стеллажах или по другим причинам. Но и при правильном подсчете продукции существуют риски некорректной записи серийных номеров продукции, в результате возникает пересортица.

Главную роль при использовании первого метода учета недостачи играет человеческий фактор и внимательность сотрудников.

Способ расчетов посредством розничной стоимости позволяет применять точные математические подсчеты. После вычисления суммы закупочной и розничной цены необходимо от полученного результата отнять выручку от реализации продукции. Затем останется от расчетной величины вычесть стоимость наличного товара. Полученная разница покажет размеры текущей недостачи.

Проверить реальную ситуацию и выявить «нехватку» в товарном эквиваленте и денежных единицах позволяет специальный учет товарных позиций или инвентаризация. При этом можно выявить количественные расхождения между указанными показателями остатков и данными о товарах в системе учета магазина.

Все необходимое оборудование для инвентаризации вы можете приобрести у нас по выгодной цене. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами!

Выявление недостачи при инвентаризации

Чаще всего учет и подсчет товаров производятся в ночное время или выходные дни. Таким образом торговые предприятия повышают экономическую эффективность работы и не останавливают реализацию товаров. В результате компания исключает возможность потери доходов и не создает проблем для покупателей.

Выявить недостачу по итогам инвентаризации склада можно выполнив пересчет единиц имеющейся номенклатуры или позиций, прошедших регистрацию в товарной базе магазина. Затем нужно сопоставить количество наличной продукции с цифрами, указанными в последних отчетах.

Расхождение может быть, как в большую сторону – в этом случае говорят об излишках, так и в меньшую – в этом случае речь идет о недостаче.

После проведения инвентаризации необходимо документально оформить результаты, составив акты с полной описью каждой торговой позиции.

Причины появления недостачи

К главным проблемам торговых складов относится недостача. Исключить возникновение неприятных ситуаций или полностью ликвидировать помогает выяснение причин расхождений. Опытные товароведы к факторам появления недостачи относят:

  • проблемы и сбои в работе электронных программ учета;
  • пересортицу или же факты отсутствия определенных наименований товаров при одновременной фиксации излишков в других товарных позициях, отличающихся по бренду, разновидностям, сорту, расцветке, артикулу или товарно-материальной ценности;
  • некорректные цены или плохо отлаженный контроль за ценообразованием в магазине, благодаря чему в отчетах может появляться продукция с неактуальной стоимостью.

Кроме технических причин на выявление недостачи оказывает влияние и человеческий фактор. В числе самых неприятных ситуаций хищения продукции сотрудниками предприятия и кражи третьими лицами (например, клиентами, нештатным персоналом или поставщиками).

Компания «Первый БИТ» реализует противокражные системы для магазинов. Мы готовы предложить модели известных российских и иностранных производителей. Вся системы максимально надежны, долговечны и эффективны.

Типичные ошибки сотрудников предприятия, приводящие к недостаче

Теперь остановимся на самых распространенных проблемах в управлении, организации и последующем контроле учета товаров на складе, с которыми регулярно сталкиваются сотрудники и руководство магазинов.

Использование товара для внутренних нужд

Использование продаваемой продукции характерно для всех объектов торговли вне зависимости от вида деятельности и занимаемой площади.

Использование «своих» товаров со склада или из магазина для хозяйственных и внутриорганизационных потребностей распространенная практика.

Однако для исключения возникновения неприятностей и недостачи в последствие, важно наладить учет и контроль используемой продукции.

Оптимально сразу же списывать продукцию, использованную для нужд магазина. Если своевременно не провести списание, то в момент проведения инвентаризации вскроется недостача, которая автоматически будет рассматриваться как убытки, хотя в реальности ситуация будет иной.

Испорченная или деформированная продукция

При условии, что факт повреждения товарной продукции не будет оформлен соответствующим образом иначе говоря не будет выполнена процедура списания, возникнет угроза появления расхождений и возникновения многочисленных ошибок.

Избежать подобных проблем позволяет своевременный учет бракованных позиций и продукции с дефектами. Следующим важным моментом станет внимательный анализ ситуации.

Речь может идти как о заводском браке, так и о случайной или преднамеренной порче имущества.

Пустые упаковки в витрине

Достаточно часто в торговых залах встречаются пустые упаковки без продаваемых товаров. Такие ситуации становятся результатом хищения. Однако продукция в этом случае списывается.

Оперативно контролировать ситуацию позволяет организация качественного мерчандайзинга. Одновременно подобные проверки позволяют выявить «ходовые» товарные позиции у злоумышленников.

В результате администрация магазина сможет повысить качество системы безопасности и принять меры предосторожности.

Благодаря устранению ошибок, часто возникающих в процессе работы торговой точки, в магазине будет повышен контроль за учетом реализуемой продукции. Важно производить инвентаризацию максимально внимательно. Так как получаемая в ходе проверки информация может влиять на показатели деятельности магазина на протяжение 1 – 3 лет.

Наши специалисты готовы не просто предложить подходящие варианты противокражных систем для магазинов, но и предоставить полный пакет клиентского сервиса. Обращайтесь!

При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?

Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.

Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:

  • ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
  • ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
  • ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.

Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:

  • штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
  • фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
  • проведение контрольных бухгалтерских проверок.

Важно! В ряде случаев при отсутствии доказательств вины конкретного лица, может потребоваться организация уголовного дела.

Как списываются недостачи при инвентаризации

Финальным этапом инвентаризации становится документальное оформление проведенной проверки. В зависимости от видов продукции, требующей списания, оформляются типовые акты.

Списание товаров, пришедших в негодность

Заключительным этапом комплексной проверки становится документальное оформление.

Если во время инвентаризации были выявлены поврежденные, просроченные или испорченные товары, оформляются акты ТОРГ-15 и ТОРГ-16 соответственно.

Акты списания оформляются в трех экземплярах: один отправляется в бухгалтерию, второй оставляет себе управляющий, а третий передается материально-ответственному лицу.

Важно! Реализация продукции с истекшими сроками годности возможна при наличии соответствующего разрешения от государственных органов контроля качества и безопасности. Если получить документ нельзя, ряд товарных позиций может быть возвращен поставщикам после оформления соответствующих документов.

Списание образцов товаров

Тестовые или наглядные образцы, располагающиеся на витринах магазинов или в зоне доступа клиентов, тоже обязательно списываются.

Правильно оформлять документацию позволит организация дополнительного субсчета, который поможет отслеживать движение указанных товарных единиц.

Приемку бесплатных муляжей продукции от поставщиков торговым точкам стоит производить официально в соответствие с формой М-15.

Важно помнить, что в рамках действующего налогового кодекса предусматривается уплата налога с товаров, предоставленных магазину бесплатно. В числе таких товаров и образцы продукции. По этой причине ряд владельцев торговых предприятий отказывается от «безвозмездной услуги», предлагаемой поставщиками.

Украденный товар: как списать недостачу

Главным моментом при документальном оформлении списания украденной продукции становится составление объяснительной о произошедшем факте. Пояснительная составляется материально-ответственным лицом и прикрепляется к документам учета.

Независимо от стоимости и вида пропавшего товара обязательно производится выявление виновного лица. После того как будет установлен виновник, производится плата-возмещение. В ситуациях, когда нет доказательств причастности лица к недостаче, выявленное расхождение декларируется как убытки магазина.

При отсутствии виновных лиц недостачи могут оформляться как расходы текущего финансового периода. Однако важно, чтобы размеры расхождений коррелировались с нормой запланированной убыли. Документально эта ситуация оформляется посредством соответствующего приказа или распоряжения.

Списание недостачи на виновное лицо производят в ситуации, когда сумма расхождения по фактическим остаткам в сравнении с документально оформленными превышает норму естественной убыли. Законодательные нормы РФ предусматривают, что виновное лицо обязано возместить торговому предприятию полную сумму нанесенного ущерба в соответствие с 243 статьей Трудового Кодекса.

Определить сумму нанесенного ущерба, предусмотренную к возврату, позволяют данные о стоимости украденных материальных ценностей актуальные в момент обнаружения недостачи.

Оборудование и ПО для инвентаризации

Источник: https://www.kkm.ru/blog/nedostacha/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.